Estructura de desglose de trabajo (WBS) y Estructura de desglose de recursos (RBS)

La estructura de desglose del trabajo es un producto importante para cualquier proyecto. A través de la WBS, el gerente del proyecto está en una buena posición para clasificar el trabajo que el equipo debe realizar en pequeñas secciones que se puedan administrar fácilmente, mientras que RBS se considera una parte importante de la eficiencia cuando se trata de la gestión de proyectos. A través de RBS, el administrador del proyecto puede compilar una lista de recursos necesarios para realizar una tarea determinada en orden jerárquico.

Lo que hace diferente a RBS de WBS

WBS es una representación visual de todo el alcance del trabajo a realizar, dividido en segmentos más pequeños que cada miembro del equipo del proyecto puede comprender. Esto se debe a que, con cada uno de los niveles de finalización, hay definiciones y detalles relevantes para esa fase. Por el contrario, RBS se puede dividir en recursos geográficos o recursos organizativos. Algunas de las otras herramientas que son necesarias para una RBS adecuada y eficiente incluyen la estimación de recursos, un calendario de recursos y listas de actividades.

La razón detrás de esto es porque cuando está administrando un proyecto, tendrá que trabajar con diferentes componentes del proyecto y recursos del proyecto para completar el proyecto. Un buen ejemplo son los miembros de su equipo de proyecto.

Debe asegurarse de que sean productivos y estén estratégicamente preparados a lo largo de la vida del proyecto que está realizando.

Ahora, en caso de que esté planeando crear una WBS que sea eficiente, las siguientes son algunas de las pautas importantes que lo ayudarán a ver esto:

• El proyecto / entrega final está siempre en el nivel superior.
• No siempre tienes que definir todos los elementos al mismo nivel.
• Los grupos de trabajo no deben tomar más de 10 días.
• Cada grupo de trabajo debe ser independiente.
• No debe haber duplicación en los grupos de trabajo a lo largo de la estructura.

La siguiente es una representación simple de un segmento de una WBS para construir una casa:

Construyendo una casa

Fundación Interior exterior

Terminación 24% 45% 30%

Presupuesto $50,000 $86,000 $72,000

Muestra las diferentes partes del proyecto que se llevarán a cabo y proporciona más información sobre el presupuesto necesario para ellos y el nivel de finalización.

Una WBS, por lo tanto, es un mapa / esquema de un proyecto específico. El proyecto principal es la clave que se puede entregar en una WBS y, a partir de ahí, se divide en subcategorías más pequeñas, cada una con detalles específicos de cómo se entregarán.

Por otro lado, al hablar de RBS, debe saber que funciona utilizando algunas de las herramientas importantes. Los gerentes de proyecto reciben instrucciones para emplear o ejecutar un RBS eficiente utilizando estas herramientas. Estos son los siguientes:

• Lista de actividades

Esta es una lista de todas las actividades que son clave para la finalización del proyecto. El gerente de proyecto no solo necesita una lista, sino que también necesita obtener la mayor cantidad de información posible sobre estas listas. Esta información también incluirá los recursos que consumen las actividades enumeradas.

• Estimación de recursos

Para que cada actividad se realice de manera productiva, eficiente y, lo que es más importante, rentable, el gerente del proyecto debe estimar el volumen, el tipo y la variedad de recursos que se necesitan.

Si estas estimaciones están sesgadas, podría ser imposible lograr los objetivos del proyecto, o en su conjunto, el proyecto podría fallar.

• Calendario de recursos

Un calendario de recursos trata sobre la disponibilidad de recursos a lo largo del tiempo. El gerente del proyecto necesitará una lista de todos los recursos necesarios para completar el proyecto.

Estos recursos también deben enumerarse en función de su disponibilidad a largo plazo. Esta información es importante para que el gerente del proyecto determine si los recursos necesarios estarán disponibles durante un tiempo específico, por lo que el proyecto no se detiene.

En este momento, RBS es cada vez más importante, ya que el software de gestión de proyectos lo incorpora a su estructura. Si está utilizando algún programa de administración de proyectos, puede iniciar sesión y verificar la disponibilidad de los recursos que necesita y, lo que es más importante, cómo están clasificados.

Esto generalmente ayuda a la organización en el sentido de que los gerentes de proyecto pueden ver muchos detalles de una base de datos simple, sobre todos los recursos que se utilizan.

Importancia de un WBS vs enfoque de RBS

Hay varios beneficios clave que el gerente del proyecto y el equipo del proyecto pueden obtener de una WBS, además de organizar y definir el trabajo necesario para completar el proyecto. A través de la WBS, es más fácil asignar un presupuesto desde los niveles superiores de la estructura. Una vez hecho esto, los presupuestos para cada departamento se pueden estructurar según el desglose en la WBS.

Las estimaciones de costo y tiempo generalmente se proporcionan para cada sección de WBS. Al hacer esto, es más fácil elaborar un cronograma y un presupuesto adecuado para todo el proyecto.

A través de una WBS, también es más fácil hacer un seguimiento del desempeño de los sectores de proyectos individuales. El gerente del proyecto está en una buena posición para informar el costo de rendimiento del proyecto, identificar las áreas problemáticas y, lo que es más importante, las cuestiones clave en la organización del proyecto. A la inversa, en RBS, el énfasis en una lista jerárquica de recursos es clave.Debe enumerar todos los recursos, ya sean significativos o incluso si, para usted, parecen redundantes. Cada uno de los niveles del proyecto necesitará una cierta cantidad de recursos. Estos deben enumerarse de acuerdo con su importancia para completar cada nivel y, finalmente, completar todo el proyecto.

Los recursos enumerados se subdividen en categorías más pequeñas del tipo de recurso para ayudar al gerente del proyecto en la clasificación. La clasificación continuará en diferentes subgrupos hasta que cada uno de los tipos de recursos se haya agrupado en entidades individuales que sean más fáciles de identificar y administrar.

Beneficios de WBS versus RBS

Uno de los beneficios de una WBS es que ayuda al gerente del proyecto a determinar cualquier riesgo potencial que pueda tener un proyecto. En caso de que haya alguna rama del proyecto que no se haya definido claramente, se convierte en un área de riesgo que debe abordarse. Se supone que estos riesgos deben rastrearse adecuadamente y se proporciona una revisión cuidadosa a medida que el proyecto continúa.

En caso de que parezca que el proyecto se está retrasando, es más fácil para el gerente del proyecto referirse a la WBS e identificar las áreas con dificultades y tomar la decisión adecuada para cambiar las cosas. En contraste, el beneficio inmediato de RBS, especialmente el desglose de los recursos en subgrupos, es facilitar el trabajo de los centros de administración. La supervisión se vuelve mucho más fácil y se ahorra mucho tiempo en el proceso.

Los supervisores pueden realizar un seguimiento de cada grupo de recursos a medida que avanzan con el proyecto. Es más fácil acelerar ciertos niveles del proyecto sin depender de otros, ya que se han asignado los recursos adecuados para su finalización. Por lo tanto, algunos proyectos pueden completarse fácilmente antes de la fecha límite establecida, especialmente si la finalización de diferentes niveles del proyecto no es co-dependiente.

Con un buen plan de RBS implementado, la administración también está en una buena posición para obtener una buena imagen del número total de recursos disponibles para cada uno de los equipos participantes. Además de comprender los recursos disponibles, también pueden administrar cómo se utilizarán los recursos.

Comparando la información anterior, es aconsejable asignar colores a los diferentes subentregables en una WBS. Esto es importante para obtener un mapa del progreso de todo el proyecto. También hará que sea más fácil llamar la atención de la gerencia sobre las áreas del proyecto que están completas y las que están aflojando.

La WBS, cuando se maneja adecuadamente, es una buena manera de aumentar la productividad de los equipos que trabajan en el proyecto y ver que el proyecto se complete a tiempo. El gerente del proyecto puede identificar las habilidades necesarias para permitirles completar el proyecto a tiempo, pero cuando se trata de RBS, debemos entender los tipos de este. El tipo convencional de RBS es un RBS organizativo. Los sistemas organizativos jerárquicos que ya están establecidos generalmente ayudan a crear este RBS. Los recursos en una RBS organizacional generalmente se distribuyen según las necesidades de cada departamento organizacional y grupo de trabajo. Estas son categorías que realmente han sido definidas y establecidas por la organización.

La RBS geográfica es en la mayoría de los casos poco convencional. La principal preocupación de un RBS geográfico es la distribución y / o ubicación de los recursos en cuestión, y cómo se asignan en diferentes ubicaciones, según las necesidades de la organización.

Resumen

En conclusión, tanto la WBS como la RBS son clave para la finalización exitosa de un proyecto y la eficiencia de los equipos de proyecto relevantes. Los siguientes son los puntos clave que definen cualquiera de las estructuras.

Estructura de desglose del trabajo	Estructura de desglose de recursos
o Agrupa el trabajo en categorias.	o Agrupa los recursos en categorías
o Ayuda en la supervisión del progreso del proyecto.	o Ayuda en la supervisión del uso de recursos.
o Los grupos de proyectos deben ser independientes.	o Los grupos de recursos pueden depender unos de otros.
o Énfasis en la línea de tiempo del proyecto	o Enfasis en la asignación de recursos